L’effetto delle videoconferenze sui viaggi d’affari

La videoconferenza è una tecnologia di comunicazione che consente agli utenti in luoghi diversi di tenere riunioni faccia a faccia senza doversi spostare in un unico luogo. Nel mondo degli affari, la videoconferenza utilizza la telecomunicazione audio e video per riunire persone in luoghi diversi per una riunione o conferenza.

La videoconferenza multi-punto consente a due, tre o più dipendenti o dirigenti aziendali di sedersi in una sala conferenze virtuale e comunicare come se fossero seduti uno di fronte all’altro.  I dispositivi, come gli Smart Box Android o gli endpoint Windows forniti da Softech Srl, offrono al tuo team l’opportunità di utilizzare la tecnologia per condividere documenti, informazioni visualizzate dal computer e persino lavagne bianche (whiteboard) e informazioni che possono essere scambiate nell’ambiente virtuale, senza doversi necessariamente incontrare di persona.

Il viaggio d’affari è un viaggio compiuto da un dipendente dell’azienda per svolgere mansioni connesse all’attività aziendale. I dirigenti e i dipendenti dell’azienda si recano per incontrare i partner commerciali, partecipare alle riunioni del consiglio di amministrazione e alle riunioni dei clienti. Molte aziende si affidano ai viaggi d’affari per effettuare vendite, mantenere i contatti con i fornitori, commercializzare i loro prodotti o servizi e tenere il passo con le tendenze del settore.

Gli sviluppi nelle nuove tecnologie di videoconferenza, come appunto la famiglia di dispositivi TVPRO, hanno avuto un impatto su come vengono condotte le riunioni aziendali. Questi sviluppi hanno avuto un effetto anche su quello che ruota intorno ai viaggi di lavoro. Questo effetto include:

1. Costi e spese di viaggio ridotti
I viaggi d’affari comportano diversi costi per l’azienda, compresi i soldi spesi per biglietti aerei, pasti e prenotazioni, noleggio auto e sistemazione in albergo.

La videoconferenza permette la comunicazione faccia a faccia senza dover lasciare il proprio spazio di lavoro. La videoconferenza aiuta le aziende a stabilire rapporti di lavoro più produttivi senza incidere sui budget di viaggio.

2. Ricavi ridotti per le compagnie aeree
Le compagnie aeree beneficiano dei viaggi d’affari attraverso l’acquisto di biglietti aerei per il trasporto da una località all’altra.

La videoconferenza elimina la necessità di viaggiare fisicamente da una località all’altra per avere una riunione, riducendo così i clienti delle compagnie aeree e, a sua volta, i ricavi delle compagnie aeree.

3. Ricavi ridotti per le agenzie di viaggio
Un’agenzia di viaggi è un business che si occupa dei dettagli di trasporto, itinerario e alloggio dei viaggiatori. Oltre a trattare con i turisti ordinari, la maggior parte delle agenzie di viaggio hanno un reparto separato dedicato a fare accordi di viaggio per i viaggiatori d’affari. Forniscono una varietà di servizi ai clienti, che includono l’acquisto di biglietti aerei, effettuare prenotazioni di hotel e resort, creare itinerari per pacchetti turistici o crociere e fornire informazioni su destinazioni specifiche.

Le videoconferenze consentono ai dipendenti dell’azienda di comunicare senza dover viaggiare e questo a sua volta porta a una riduzione dei ricavi per le agenzie di viaggio in quanto ci sono sempre meno viaggiatori d’affari.

4. Ricavi ridotti per gli hotel
Gli hotel beneficiano dei viaggi d’affari, in quanto forniscono strutture ricettive per le persone che si recano in luoghi lontani dal luogo di lavoro e dalla propria città natale per motivi di lavoro.

Con la diminuzione dei viaggi dovuta agli sviluppi della tecnologia delle videoconferenze, gli hotel hanno meno clienti e quindi minori ricavi.

5. Risparmio di tempo
Attraverso la videoconferenza, le persone in luoghi lontani possono partecipare alle riunioni con breve preavviso, risparmiando tempo a tutti gli interessati. In questo modo si risparmia il tempo che sarebbe stato speso per la preparazione del viaggio d’affari vero e proprio. I dipendenti possono invece utilizzare il tempo che sarebbe stato speso in viaggio per svolgere attività più produttive. Attraverso la videoconferenza e i sistemi forniti da electromaniaco, le riunioni possono essere convocate e tenute istantaneamente in tutto il mondo con poco preavviso. I membri del team o i partner possono unirsi e impegnarsi attraverso i fusi orari utilizzando qualsiasi dispositivo, da qualsiasi luogo.

Risparmiare tempo è un enorme vantaggio per qualsiasi azienda che voglia crescere e aumentare la produttività. Questo vantaggio offerto dalla videoconferenza riduce la necessità di viaggi di lavoro che richiederebbe più tempo.

6. Prestazioni del Team
Che si tratti di viaggi a lunga distanza o di un semplice viaggio notturno, viaggi eccessivi possono “stancare” i dipendenti e influire sulle loro prestazioni. Le videoconferenze aiutano a ridurre il “movimento” dei dipendenti, poiché i dipendenti non devono viaggiare per svolgere le mansioni in questione, ma possono comunicare direttamente con i colleghi, i partner commerciali e i clienti. Questo si traduce in dipendenti che hanno un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e sono più produttivi, per cui i viaggi di lavoro sono meno preferiti.

Fondamentalmente, l’aumento degli sviluppi nella tecnologia delle videoconferenze e di questi sistemi ” Smart Box ” potrebbero portare la tecnologia a prevalere sulla necessità di viaggi di lavoro. Anche se non è possibile ricreare il vero contatto faccia a faccia e che a volte i documenti riservati devono essere visti e firmati di persona, sia in audio che in video, la videoconferenza offre molti vantaggi rispetto ai viaggi d’affari. Questi vantaggi vanno dalla riduzione dei costi di viaggio e delle risorse, al risparmio di tempo e alla riduzione delle uscite dei dipendenti.

Attraverso i sistemi di videoconferenza aziendale, i dirigenti possono rimanere in contatto con colleghi, dipendenti, clienti e partner commerciali. In questo modo, istruzioni precise, procedure e progressi generali possono essere comunicati e compresi efficacemente da tutte le parti coinvolte. In questo modo le decisioni vengono prese più velocemente e i progetti completati altrettanto velocemente, aumentando la produttività dell’azienda. Le aziende continueranno a cercare di ottimizzare l’uso delle nuove tecnologie nel tentativo di ridurre i costi in modo da aumentare la produttività, i ricavi e i profitti. In un contesto di crescente globalizzazione, la comunicazione con il video aumenterà l’efficienza e rafforzerà l’opportunità di investire in relazioni commerciali a distanza.